Bei der Entwicklung von Whitedesk Office wurde erheblichen Wert darauf gelegt, dass das System möglichst ohne Programmieraufwand auf die individuellen Bedürfnisse einer Unternehmung angepasst werden kann. Dies geht soweit, dass Sie sämtliche Bildschirmtexte und Feldbezeichnungen anpassen können und sogar selber bestimmen können welche Felder einer bestimmten Dokumentart als Mussfelder gelten sollen.
Als Basis für das gesamte Anwendungspaket Whitedesk Office dient eine zentrale Setup-Datenbank. In dieser Datenbank werden sämtliche Einstellungen, Auswahlwerte, NotesToPaper-Vorlagen und Sprachtexte zentral verwaltet. Ausserdem befindet sich in der Setup-Datenbank die Benutzerverwaltung von Whitedesk Office.
Whitecoast hat ein Mehrsprachigkeitsprinzip entwickelt, welches Ihnen ermöglicht, die Anwendung in jeder westeuropäischen Sprache zu betreiben. Dabei wird nicht nur das Benutzerinterface in der gewählten Sprache angezeigt, sondern auch sämtliche Auswahlwerte in Dokumenten automatisch übersetzt. Natürlich kann ein Whitedesk Office in mehreren Sprachen gleichzeitig betrieben werden. So ist es möglich die Lösung länder- und sprachübergreifend gemeinsam zu nutzen.
Auch die Sicherheit kommt bei Whitedesk Office nicht zu kurz. Neben den üblichen Funktionen von Lotus Notes um den Zugriff auf einzelne Datenbanken zu regeln, können Sie in Whitedesk Office bestimmen, welcher Benutzer welches Dokument lesen und/oder bearbeiten kann und welche Benutzer das Recht haben Dokumente zu löschen.
- Führen und Verwaltung von Korrespondenz (Briefe und Telefaxe)
- Verwaltung und Dokumentation von Kontakten (Kontakte, Notizen, E-Mails)
- Erstellung und Verwaltung von Serienbriefen und E-Mailings (Briefvorlagen, Selektionen, Adresslisten, E-Mailings)
- Verwaltung und Pflege von Leads (Opportunity)
- Hilfreiche Such- und Aktenfunktionen
- Umfangreiche Historie
- Drucken aller Dokumenttypen mit Hilfe von NotesTopaper
- Zentrale Administration zur Konfiguration und Steuerung der Schlüsselwörter, Berechtigungen, Sprachtexte, Benutzer und NotesToPaper-Vorlagen
- Mehrsprachigkeit
- Lotus Notes Version 5.0x oder höher
- NotesToPaper® Version 3.0 oder höher
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